Открытие и закрытие смены, отчёты и необнуляемая сумма
Что такое смена и правовые требования
Смена на онлайн‑кассе — это непрерывный период работы ККТ, в течение которого кассир (или сменная бригада) пробивает чеки. Юридическая основа — 54‑ФЗ, который обязывает:
- открывать смену до первого расчёта;
- закрывать смену не позднее 24 часов с момента открытия;
- отправлять в ОФД фискальные документы, включая отчёты об открытии и закрытии.
Подробнее о нормах читайте в руководстве 54‑ФЗ и требования к ККТ и нашем пошаговом материале Работа с ККТ: по шагам.
![Схема цикла смены на онлайн‑кассе: открытие — чеки — X‑отчёт — закрытие]
Открытие смены: пошаговая процедура
Онлайн касса открытие смены — это формирование фискального «Отчёта об открытии смены». На большинстве ККТ (АТОЛ, Штрих‑М, Эвотор, Меркурий и др.) логика похожа.
Шаги:
- Проверьте дату/время, подключение к интернету и ОФД. Если касса в офлайн‑режиме — убедитесь, что буфер не переполнен (см. Офлайн‑режим ККТ).
- Авторизуйтесь на кассе (пин кассира/админа).
- Выберите функцию «Открыть смену» или «Отчёт об открытии смены». ККТ напечатает короткий отчёт с итогами на начало.
- Убедитесь, что отчёт ушёл в ОФД: в чеке будет отметка «Передан в ОФД» или «Ожидает отправки» при отсутствии связи.
Советы:
- Если при открытии смены касса сообщает об ошибке ФН или некорректной дате, проверьте прошивку и настройки времени (см. Обновления прошивки и драйвера).
- При смене кассира внутри дня можно использовать авторизацию/смену оператора без закрытия смены.
Работа в течение смены: лимиты, X‑отчёт, связь с ОФД
В течение дня пробивайте кассовые чеки, возвраты и коррекции согласно реквизитам ФФД и вашей операции (наличные, банк‑карта, СБП, QR и т. п.).
Что важно знать про «онлайн касса лимит»:
- Временной лимит смены — 24 часа. По истечении этого срока ККТ обязана потребовать закрытие смены; многие модели блокируют пробитие новых чеков до Z‑отчёта.
- Лимит фискального накопителя (ФН) — по сроку службы и количеству документов. Переполнение ведёт к блокировке фискализации (подробнее: Фискальный накопитель: сроки, признаки, замена).
- Лимиты офлайн‑буфера: в отсутствии интернета чек будет фискализирован, но не отправлен. Не допускайте переполнения (см. Офлайн‑режим ККТ).
X‑отчёт (отчёт без гашения) можно печатать в течение смены для оперативной сверки. Он не закрывает смену и служит для контроля кассира/администратора.
Закрытие смены: Z‑отчёт и чек закрытия смены онлайн‑кассы
Закрытие смены на онлайн кассе оформляется Z‑отчётом — фискальным документом «Отчёт о закрытии смены». В обиходе его называют «чек закрытия смены онлайн кассы» или «отчёт о закрытии онлайн кассы» — это одно и то же действие.
Когда закрывать:
- ежедневно по окончании рабочего времени;
- обязательно до истечения 24 часов с момента открытия смены;
- немедленно при завершении расчётов перед техническим обслуживанием или обновлением ПО.
Что содержит Z‑отчёт:
| Показатель |
Описание |
| Итоги смены |
Кол-во чеков, суммы по приходам/расходам, возвратам |
| НДС/НПД/УСН |
Разбивка налогов и ставок при наличии |
| Служебные итоги |
Кассир/админ, номер смены, номер ФД, ФН, дата/время |
| Статус отправки |
Передано/в очереди на отправку в ОФД |
Подсказка: если Z‑отчёт не уходит в ОФД из‑за связи, касса может сохранить отчёт и отправить при восстановлении канала. Контролируйте статус в личном кабинете ОФД (см. ОФД: как выбрать и подключить).
![Пример Z‑отчёта закрытия смены]
Необнуляемая сумма и необнуляемая сумма прихода
Онлайн касса необнуляемая сумма — это накопительный показатель по кассе, который не обнуляется при закрытии смены, перезагрузке и т. п. Он формируется фискальным накопителем и фиксируется во всех отчётах. Различают:
- необнуляемая сумма прихода — общий оборот продаж (приход) за весь срок работы ФН;
- необнуляемая сумма расхода — общий объём операций вида «расход/возврат прихода».
Зачем она нужна:
- для контроля непрерывности учёта и исключения «скруток»;
- для сверки с данными ОФД/ФНС при проверках;
- для диагностики переполнения ФН и корректности учёта.
Важно: закрытие смены и даже закрытие архива ФН не обнуляет эти значения. Они «переезжают» только при замене ФН (новый накопитель — новые «нулевые» необнуляемые суммы). Подробнее — в разделе про ФН и электронные чеки и хранение.
Сверка итогов: наличные, эквайринг, онлайн‑платежи
Для корректной бухгалтерии сверяйте Z‑отчёт со всеми источниками оплат:
| Канал оплаты |
Что сверяем |
Где смотреть |
| Наличные |
Сумма прихода минус возвраты, остаток в ящике |
Z‑отчёт, кассовая книга |
| Банковские карты |
Сумма успешных транзакций |
Отчёты банка/эквайринга (см. Эквайринг и онлайн‑касса) |
| СБП/QR |
Итоги по операциям |
ЛК банка/платёжного провайдера |
| Онлайн‑сайт |
Фискализированные интернет‑чеки |
ЛК CMS/платёжного шлюза и ОФД |
Поддерживайте единый план счетов и корректную настройку способов оплаты в кассе/учётной системе. Для интеграций см. 1С и ККТ: схемы интеграции и Онлайн‑касса для сайта.
Частые ошибки при открытии/закрытии смены и решения
| Проблема |
Причина |
Что делать |
| «Истёк лимит 24 часа» |
Смена не закрыта вовремя |
Сразу сформируйте Z‑отчёт; далее откройте новую смену |
| «Нет связи с ОФД» |
Интернет/ОФД недоступны |
Проверьте канал, перезагрузите роутер, убедитесь в актуальности настроек ОФД; не допускайте переполнения буфера (см. Офлайн‑режим) |
| «Не закрыта предыдущая смена» |
Сбой при закрытии |
Повторите Z‑отчёт. Если ошибка сохраняется — X‑отчёт, затем Z‑отчёт; при необходимости — сервис (см. Техподдержка и ремонт) |
| «ФН переполнен/истёк» |
Лимит документов/срок |
Замените ФН и перерегистрируйте ККТ (см. ФН и Регистрация ККТ в ФНС) |
| Несоответствие итогов |
Неверные ставки/виды оплат |
Проверьте настройки ФФД и налоги (см. Реквизиты чека) |
Если ошибка связана с прошивкой — обновите ПО (см. Обновления прошивки). При спорных ситуациях с чеками возврата/коррекции см. Чеки: виды, возврат, коррекция.
Отчёты, хранение и доступ: где посмотреть
Если ваша модель поддерживает печать «Отчёта о состоянии расчётов», используйте его перед инвентаризацией/сверкой.
Налоги, ответственность и проверки
Неправильное закрытие смены, отсутствие отчётов или нарушения передачи в ОФД могут привести к штрафам и блокировкам. Изучите:
Совет: держите регламенты под рукой, обучите кассиров, используйте контрольный список процедур и X‑отчёты в середине дня для раннего выявления несоответствий.
Чек‑лист: как правильно открыть и закрыть смену
- Перед началом: интернет, дата/время, бумага, авторизация кассира, связь с ОФД.
- Открытие: сформируйте «Отчёт об открытии смены». Убедитесь в отправке.
- Работа: пробивайте чеки с корректными реквизитами, печатайте X‑отчёт по необходимости.
- Контроль лимитов: следите за временем (24 часа), буфером офлайн, ресурсом ФН.
- Закрытие: сформируйте Z‑отчёт — «чек закрытия смены онлайн кассы»; проверьте статус отправки в ОФД.
- Сверка: сопоставьте Z‑итоги с наличными, отчётами эквайринга и онлайн‑платежей.
- Документы: храните отчёты, при несоответствиях — оформляйте возвраты/коррекции по правилам.
Для выбора модели с удобным управлением сменами и отчётами смотрите: Как выбрать онлайн‑кассу, Цены и тарифы. Практикуйтесь по образцам: Примеры пробития чеков.
Вывод и следующий шаг
Корректные открытие и закрытие смены, своевременные отчёты и понимание того, что такое онлайн касса необнуляемая сумма (включая необнуляемую сумму прихода), — фундамент безошибочной работы ККТ. Следуйте чек‑листу, контролируйте лимиты 24 часов и ресурс ФН, а при трудностях обращайтесь к нашим инструкциям и сервисам.
Нужна настройка или аудит кассовых процессов? Оставьте заявку — поможем подключить ОФД, настроить отчёты и обучить кассиров по вашему бизнес‑процессу. Начните с разделов: Подключение ОФД и настройка и Документы и формы ККТ.
