Документы и формы: заявление, журнал ККТ, кассовая книга
Актуально на 2025 год. Ниже — практическая онлайн касса информация по документам и формам, которые реально нужны при работе с ККТ по 54‑ФЗ: заявление на регистрацию, журналы и кассовая книга.
Что обязательно по 54‑ФЗ сегодня
С переходом на онлайн‑кассы обязательные бумажные формы почти исчезли. Закон 54‑ФЗ и подзаконные акты требуют прежде всего корректной регистрации и эксплуатации ККТ с передачей данных через ОФД.
Краткий ориентир по документам и формам:
| Документ/форма |
Статус и когда нужен |
| Заявление о регистрации ККТ |
Обязательно при постановке ККТ на учет (в т.ч. регистрация кассы в налоговой онлайн) |
| Карточка регистрации ККТ |
Формируется ФНС, хранить у себя (бумажно/электронно) |
| Договор с ОФД |
Обязателен, если касса не в автономном режиме |
| Отчеты о закрытии смен (Z‑отчеты) |
Формируются кассой ежедневно, хранятся в ФН/ОФД; иметь доступ к выгрузке |
| Журнал кассира‑операциониста |
Не обязателен, но может использоваться как внутренний контроль |
| Кассовая книга |
Обязательна для организаций; для ИП — нет (см. ниже) |
| ПКО/РКО |
Нужны, если ведете кассовую книгу и наличные расчеты |
| Приказ о назначении кассиров/ответственных за ККТ |
Рекомендуется для порядка и проверок |
Подробнее о правовых требованиях — в материале 54‑ФЗ: что требует закон об онлайн‑кассах.
Заявление на регистрацию онлайн‑кассы: как подать
Заявление онлайн кассы — первый шаг к легальной работе. Подать его можно в электронном виде через ЛК на сайте ФНС или через ваш сервис/ОФД. Подача на бумаге допустима, но сегодня почти не используется.
Где подают:
- Личный кабинет ККТ на nalog.ru — самый быстрый способ (регистрация кассы налоговый онлайн).
- Через некоторые ОФД и интеграторов — данные подтягиваются автоматически. См. Подключение ОФД и настройка.
Что указывают в заявлении:
- ИНН/КПП и наименование организации или ФИО ИП.
- Адрес установки или сфера применения (стационарно, курьеры, интернет‑торговля).
- Модель ККТ, заводской номер, версию ФФД.
- Номер и срок действия фискального накопителя (ФН). Подробнее — Фискальный накопитель: сроки, выбор, замена.
- ОФД (наименование/ИНН). Если автономный режим — указать это.
- Доп. признаки использования: БСО, маркировка, интернет‑продажи и т.п.
Иллюстрация: [Образец экрана заявления на регистрацию ККТ в ЛК ФНС — поля и подсказки] (alt: «Скриншот формы заявления на регистрацию онлайн‑кассы»)
После отправки заявления налоговая присваивает РН ККТ (регистрационный номер). Далее выполняют фискализацию (ввод РН в кассу) и передают в ФНС отчет о регистрации.
Подробная пошаговая схема с примерами — в разделе Регистрация ККТ в ФНС. Если вы только выбираете технику — загляните в Как выбрать онлайн‑кассу и Цены и тарифы.
Карточка регистрации ККТ: что в ней и где хранить
Когда фискализация прошла успешно, в ЛК ФНС появляется карточка регистрации ККТ. В ней:
- РН ККТ, модель, заводской номер устройства и ФН.
- Адрес или область применения кассы (стационарно/переносная/интернет‑сайт).
- ОФД, версия фискального формата, текущий статус (зарегистрирована/перерегистрирована/снята).
Рекомендуем:
- Сохранить карточку в ПДФ и распечатать — держать у кассы и у бухгалтера.
- Обновлять карточку при смене ФН, адреса установки, ОФД (перерегистрация).
Журнал онлайн‑кассы: обязателен ли, какие шаблоны использовать
По новым правилам 54‑ФЗ журнал кассира‑операциониста не является обязательным документом. Все обязательные сведения о сменах, суммах, чеках и коррекциях хранятся в ФН и у ОФД.
Однако внутренний журнал онлайн кассы — полезная практика. Он помогает:
- Отслеживать дисциплину открытия/закрытия смен.
- Фиксировать факты внесения/выемки, неполадки, возвраты, офлайн‑периоды.
- Быстро отвечать на вопросы проверяющих.
Рекомендуемый шаблон «Журнал смен ККТ»:
| Дата |
№ смены |
Время откр./закр. |
Z‑отчет (ФП/№) |
Выручка за смену |
Внесение/выемка |
Возвраты |
Примечание |
| 01.02.2025 |
124 |
09:01 / 21:59 |
ФП 357283 |
84 320,00 |
+5 000 / −80 000 |
1 шт. |
Офлайн 10:12–10:40 |
Подробные сценарии работы смен — в материале Открытие и закрытие смены. А типовые операции чеков (продажа, возврат, коррекция) — в разделе Чеки: виды, возврат, коррекция.
Нужна ли кассовая книга при онлайн‑кассах
Ключевой вопрос: «Нужна кассовая книга при онлайн кассах?»
- Организации (ООО, АО и др.) — да, при ведении наличных расчетов кассовая книга обязательна в рамках кассовой дисциплины по указаниям Банка России.
- Индивидуальные предприниматели — не обязаны вести кассовую книгу. При этом ИП сохранили обязанность выдавать чеки и обеспечивать учет доходов для целей налогообложения.
Если вы — организация:
- Ведите кассовую книгу ежедневно при движении наличности: приходные/расходные ордера, итог дня, остаток.
- Сверяйте данные книги с Z‑отчетами и выручкой по ОФД.
- Храните документы согласно срокам внутренней политики и требованиям.
Если вы — ИП:
- Кассовая книга не обязательна, но внутренний журнал и ПКО/РКО могут помочь навести порядок, особенно при инкассации.
О режимах расчетов и ограничениях наличных/безналичных операций — в материале Наличные и расчетный счет.
Формы для ежедневной работы кассира и бухгалтера
Список типовых форм и когда они пригодятся:
- Приказ о назначении ответственных за ККТ (кассир, администратор) — для служб безопасности и проверок.
- График инкассации/лимит остатка в кассе (для организаций) — часть кассовой дисциплины.
- Записи о внесении/выемке в кассовом ПО + ПКО/РКО (если ведете кассовую книгу).
- Акт о возврате/ошибке — как внутреннее пояснение к чеку возврата или чеку коррекции.
- Журнал офлайн‑периодов — если связь нестабильна, фиксируйте периоды и причины.
Важно: часть операций удобнее оформлять прямо из кассового ПО, чтобы автоматом попадали реквизиты в чек (номера заказов, основания возврата, кассир и т.д.). Подробнее — Работа с ККТ: пошагово и Интеграция с 1С.
Электронные документы: чеки, хранение, офлайн‑режим
Онлайн‑чеки — основной подтверждающий документ для покупателя и контролеров.
Офлайн‑режим ККТ:
- Касса может временно работать без связи, чеки сохраняются локально и в ФН.
- Как только связь восстановится, данные уйдут в ОФД/ФНС.
- За длительный офлайн без уважительных причин — риск претензий. Детали — Офлайн‑режим ККТ.
Типовые ошибки и штрафы
Распространенные нарушения, из‑за которых выписывают штрафы:
- ККТ не зарегистрирована или просрочен ФН.
- В чеке отсутствуют обязательные реквизиты (например, система налогообложения, признак расчета).
- Нет передачи данных в ОФД (долгий офлайн), несоответствие сумм Z‑отчетов и выручки.
- Не выдали чек покупателю при расчете.
- Организация не ведет кассовую книгу при наличных расчетах.
Ставки и кейсы — в разделе Штрафы и проверки онлайн‑ККТ. Чтобы снизить риски, регулярно проверяйте чеки по контрольным спискам и используйте сервисы мониторинга. Проверить чек можно здесь: Проверить чек онлайн.
Полезные ссылки и сервисы
FAQ коротко
- Книги и регистрация онлайн кассы: какие «книги» обязательны? Для организаций — кассовая книга обязательна при наличных расчетах; для ИП — нет. Журнал кассира‑операциониста законом не обязателен.
- Заявление онлайн кассы подается где? В ЛК ФНС или через ОФД/операторов. Это и есть регистрация кассы налоговый онлайн.
- Журнал онлайн кассы вести нужно? Не обязательно, но как внутренний контроль очень полезен (смены, возвраты, офлайн‑периоды).
- Что хранить на проверку? Карточку регистрации ККТ, договор с ОФД, отчеты о закрытии смен, кассовую книгу (для организаций), ПКО/РКО при наличных, внутренние приказы/акты, доступ к чекам и их реквизитам.
- Что делать, если касса часто «уходит» в офлайн? Зафиксировать в журнале, проверить канал связи/ОФД, см. Офлайн‑режим ККТ и при необходимости обратиться в Техподдержка, сервис, ремонт.
Заключение и следующий шаг
Правильно оформленные документы — основа спокойной работы с онлайн‑кассой. Минимум обязателен для всех: заявление, карточка регистрации, договор с ОФД и корректные чеки. Организациям добавляется кассовая книга; журнал смен — ваш инструмент внутреннего контроля. Нужны шаблоны и помощь с регистрацией? Перейдите в раздел Регистрация ККТ в ФНС или оставьте заявку: мы поможем подобрать кассу, подключить ОФД и наладить документы «под проверку».
