Налоги и вычеты по онлайн‑кассам: как учитывать расходы
Что дает онлайн‑касса для налогового учета
Онлайн‑касса — это не только законная фиксация расчетов, но и источник корректной бухгалтерской и налоговой информации. Согласно 54‑ФЗ о ККТ, организация или ИП обязаны применять кассовую технику при расчетах с покупателями и передавать данные в ОФД. Правильная настройка и эксплуатация кассы влияет на налоговую базу (особенно при возвратах, корректировках, работе с маркировкой) и снижает риск штрафов.
Если вам нужна базовая онлайн касса информация — что это, кому она нужна и как выбрать — загляните на страницы: нужна ли онлайн‑касса, как выбрать онлайн‑кассу, цены и тарифы.
![Схема учета расходов на онлайн‑кассу: ККТ, ФН, ОФД, связь]
Из чего складываются расходы на ККТ
К ключевым статьям относятся:
Как онлайн‑касса влияет на налогообложение по разным режимам
Ниже — краткий обзор, как учитывать расходы на онлайн‑кассу и влияет ли это на налоги.
| Режим |
Учитываются расходы на ККТ |
НДС‑вычет |
Комментарий |
| УСН «доходы» |
Нет (не уменьшают базу) |
Нет |
Налог можно снижать только взносами; ККТ‑расходы не учитываются в расчете налога |
| УСН «доходы минус расходы» |
Да |
Нет |
ККТ, ФН, ОФД — в составе расходов по ст. 346.16 НК РФ при соблюдении условий |
| ПСН |
Нет |
Нет |
Фиксированная стоимость патента; расходы на кассу не уменьшают налог |
| ОСНО |
Да (уменьшают прибыль) |
Да (по входному НДС) |
ККТ — ОС или МПЗ в бухучете; входной НДС принимается к вычету при облагаемых операциях |
Если вы ведете электронные чеки, возвраты, коррекции — от этого также зависит налоговая база. Подробнее: виды чеков, возвраты, коррекции.
Вычет за онлайн‑кассу: что было и что есть сейчас
Термин «онлайн касса вычет» обычно относился к прошлой льготе до 2019 года (для ИП на ЕНВД/ПСН) — можно было уменьшить налог до 18 000 ₽ на каждую ККТ. Эта мера завершилась. На сегодня спецвычет за покупку кассы не действует. Соответственно:
- УСН «доходы» и ПСН — расходы на ККТ не учитываются в налоге
- УСН «доходы минус расходы» — расходы учитываются в составе затрат
- ОСНО — возможны и расходы по прибыли, и вычет входного НДС
Актуальные нюансы лучше сверять с бухгалтером: позиции ФНС и судов касательно отдельных сервисных услуг могут меняться.
УСН «доходы»: можно ли учесть расходы на онлайн‑кассу
Ключевой вопрос «расходы на онлайн кассу УСН доходы»: по этому объекту налогообложения учитывать расходы нельзя — налог считается с выручки. Разрешено уменьшать налог страховыми взносами (и пособиями за счет работодателя), но не покупкой кассы, ФН или ОФД.
- Если сотрудников нет — можно уменьшить налог на сумму взносов ИП «за себя» до 100% налога
- Если сотрудники есть — уменьшение не более 50% рассчитанного налога
При этом для управленческого учета фиксируйте стоимость ККТ, ФН и ОФД — это поможет планировать cash‑flow и сравнивать варианты аренды, покупки, облачных решений.
УСН «доходы минус расходы»: правила признания затрат
На этом режиме расходы на ККТ включаются в расчет единого налога при соблюдении трех условий: обоснованы, документально подтверждены и направлены на деятельность, приносящую доход (ст. 252, 346.16 НК РФ).
Как признавать:
- ККТ как объект: чаще это МПЗ и списание при вводе в эксплуатацию; если стоимость и срок службы подпадают под критерии ОС (например, свыше 100 000 ₽ и срок более 12 месяцев) — учитывайте как основное средство с амортизацией в бухучете. Для налогового учета по УСН расходы на ОС признаются особым порядком после ввода в эксплуатацию и оплаты
- ФН: логично учитывать как расходы будущих периодов и равномерно списывать в течение срока действия (обычно 13, 15 или 36 месяцев)
- ОФД: услуги — также через РБП с равномерным списанием в периоде действия договора
- Прочее (настройка, прошивки, связь): по мере оказания и оплаты
Не забудьте про первичку: договоры, счета, акты, чеки, платежные поручения, акт ввода в эксплуатацию.
ОСНО: НДС и налог на прибыль по расходам на ККТ
- НДС: входной НДС по покупке ККТ, ФН, услугам ОФД принимается к вычету, если техника используется в облагаемых НДС операциях и есть корректные счета‑фактуры/чеки. Если ведете раздельный учет — распределяйте
- Налог на прибыль: ККТ — либо ОС с амортизацией (если соответствует критериям), либо МПЗ/МБП с единовременным списанием при вводе. ФН и ОФД — прочие расходы, часто через РБП
При безошибочной настройке учетной политики снизите разницы между бух‑ и налоговым учетом.
Онлайн‑касса: проводки и примеры учета
Раздел «онлайн касса проводки» — типовые схемы.
Вариант А. ККТ как МПЗ (наиболее частый случай)
- Дт 10 Кт 60 — приобретена касса
- Дт 19 Кт 60 — НДС по кассе (для ОСНО)
- Дт 26/44 Кт 10 — введена в эксплуатацию, списана стоимость
- Дт 68 Кт 19 — принят к вычету входной НДС (для ОСНО)
Вариант Б. ККТ как ОС (если стоимость и срок службы подходят)
- Дт 08 Кт 60 — приобретение
- Дт 19 Кт 60 — НДС (ОСНО)
- Дт 01 Кт 08 — ввод в эксплуатацию
- Дт 68 Кт 19 — вычет НДС (ОСНО)
- Ежемесячно: Дт 20/26/44 Кт 02 — амортизация
ФН — через РБП
- Дт 10 Кт 60 — приобретение ФН
- Дт 97 Кт 10 — передан в эксплуатацию как расходы будущих периодов
- Ежемесячно: Дт 26/44 Кт 97 — списание равномерно в срок действия
ОФД
- Дт 60 Кт 51 — оплата услуг ОФД
- Дт 97 Кт 60 — отражение РБП
- Ежемесячно: Дт 26/44 Кт 97 — списание
Настройка/ПО/прошивки
- Дт 20/26/44 Кт 60 — услуги подрядчика
Возврат покупателю через кассу — смотрите раздел о корректных чеках: виды чеков, возвраты, коррекции.
Документы и частые ошибки
Необходимые документы:
- Договор купли‑продажи на ККТ, накладные/акты, кассовый чек/счет и платежные документы
- Договор с ОФД и акты оказанных услуг
- Документы на ФН, акт ввода в эксплуатацию ККТ
- Приказ об учетной политике (лимит стоимости ОС), регистры РБП
- Карточка регистрации ККТ в ФНС — регистрация
Частые ошибки:
- Единовременное списание годового ОФД, если по учетной политике положено равномерно
- Неотдельный учет ФН и ККТ (лучше разделять: разные сроки списания)
- Потеря права на НДС‑вычет из‑за отсутствия корректных документов
- Неверный вид чека при возврате/коррекции, что влияет на налоговую базу
- Игнорирование обновлений ПО кассы и драйверов — может привести к ошибкам в передаче данных (обновления)
Налоговые риски, штрафы, проверки
Неприменение ККТ или ошибки при расчетах — прямой путь к санкциям. Изучите гайд: штрафы и проверки ККТ. Также проверьте, какие реквизиты обязан содержать чек, чтобы не спорить с ФНС: реквизиты чека. Для сложных сценариев (маркировка, маркетплейсы, билеты) — отдельные разделы: маркировка и ККТ, marketplace и билеты.
Практические примеры расчётов (онлайн касса налогообложение примеры)
Пример 1. УСН «доходы» 6%
- Выручка за год: 1 000 000 ₽
- ККТ: 23 000 ₽, ОФД: 3 000 ₽, ФН: 9 000 ₽
- Налог: 60 000 ₽ (6% от выручки). Расходы на кассу налог не уменьшают. Снизить можно только страховыми взносами по правилам УСН
Пример 2. УСН «доходы минус расходы» 15%
- Выручка: 1 000 000 ₽; Прочие расходы: 600 000 ₽
- ККТ (МПЗ) списана единовременно: 23 000 ₽
- ФН: 9 000 ₽ — срок 15 мес.; в отчетном году списано 7 200 ₽
- ОФД: 3 000 ₽ за год — списано 3 000 ₽
- Налоговая база: 1 000 000 − (600 000 + 23 000 + 7 200 + 3 000) = 366 800 ₽
- Налог: 55 020 ₽
Пример 3. ОСНО
- ККТ: 30 000 ₽, в т.ч. НДС 5 000 ₽
- Вычет НДС: 5 000 ₽ (при наличии права на вычет)
- В налоге на прибыль: 25 000 ₽ — в расходах (как МПЗ при вводе). Если учтена как ОС — через амортизацию
Что выгоднее: покупка, аренда, облачные решения
Сравните TCO: покупка ККТ + ФН + ОФД vs аренда vs облачная касса.
Для ИП и ООО под потребности — подбор: лучшая касса для ИП, онлайн‑касса для ООО.
Короткий чек‑лист и заключение
Чек‑лист по учету расходов на ККТ:
- Определите режим налогообложения и влияние расходов на налог
- Утвердите в учетной политике лимит для ОС и порядок учета РБП
- Разделяйте ККТ, ФН и ОФД в учете
- Своевременно оформляйте ввод в эксплуатацию и первичку
- На ОСНО — не теряйте право на НДС‑вычет
- На УСН «доходы минус расходы» — списывайте ФН и ОФД равномерно
- Следите за корректностью чеков и обновлений
Вывод: онлайн‑касса налогообложение влияет по‑разному в зависимости от режима. На УСН «доходы» расходы на кассу не уменьшают налог, на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО — позволяют легально оптимизировать базу при корректном документировании. Нужна помощь с выбором и расчётами? Загляните в разделы как выбрать кассу и цены и тарифы, а затем оформите регистрацию ККТ в ФНС. Мы поможем настроить, интегрировать и учесть расходы без рисков.
