Электронные чеки: отправка покупателю и хранение

Электронные чеки: отправка покупателю и хранение

Что такое электронный чек по 54‑ФЗ и как он проходит путь до покупателя

Электронный чек — это такой же фискальный документ, как бумажный, но в цифровом виде. Он формируется ККТ (онлайн‑кассой) при расчете, подписывается фискальным накопителем (ФН), уходит в ОФД и далее в ФНС, а покупателю доставляется по указанным реквизитам (e‑mail или телефон).

Для бизнеса электронные чеки — это норма, установленная 54‑ФЗ. В чеке обязательны реквизиты по действующей версии ФФД (например, 1.2) — подробно см. раздел «Реквизиты чека».

![Схема отправки электронного чека: ККТ → ОФД → ФНС → покупатель]

Ключевые участники:

• ККТ/онлайн касса формирует чек и отправляет данные;
• ОФД принимает, проверяет и доставляет покупателю, а также передает сведения в ФНС;
• ФНС получает данные и использует их для контроля;
• Покупатель получает электронный чек или сканирует QR‑код на бумажном чеке.

Онлайн касса электронные чеки делает по умолчанию: даже если вы печатаете бумагу, электронная копия всегда уходит в ОФД и ФНС.

Когда электронный чек обязателен

Чек онлайн кассы обязательно формируется при любом расчете с физлицом или ИП/организацией (продажа, предоплата, аванс, возврат, корректировка). Отдельные случаи:

• Дистанционная торговля и онлайн‑оплаты — электронный чек для покупателя обязателен; бумагу печатать не требуется, если покупатель не присутствует на месте расчета.
• Курьерская доставка: можно отправить электронный чек на e‑mail/SMS и (по требованию покупателя) выдать бумажный.
• Возвраты и коррекции — для них формируются отдельные документы, см. виды чеков, возврат, коррекция.
• Автономная работа без интернета: допускается временно, но чеки обязаны быть переданы в ОФД при восстановлении связи; подробности — в офлайн‑режиме.

Важно: отсутствие электронного чека или неправильная отправка — риск штрафов, о которых мы подробно пишем в разделе «Штрафы и проверки».

Как отправить чек покупателю: каналы и что выбрать

Онлайн касса отправка чека может идти разными путями — выбирайте, что удобно клиенту и выполнимо для вас.

Способ	Как работает	Плюсы	На что обратить внимание
E‑mail	Вводите e‑mail покупателя в кассе/системе, ОФД отправляет письмо	Дешево, удобно для онлайн‑продаж, легко хранить	Следите за корректностью адреса и за доставляемостью писем
SMS	Вводите номер телефона, ОФД шлет короткую ссылку на чек	Высокая читаемость, быстро	Стоимость SMS, согласие на передачу номера
QR‑код	Покупатель сканирует код с бумажного чека и видит электронную копию	Не требует контактов клиента	Нужна бумажная печать и исправный принтер
Личный кабинет/приложение	Чек доступен в ЛК магазина/приложении	Лучший опыт для постоянных клиентов	Требуется ИТ‑интеграция
Мессенджеры/виджеты	Отправка через подключенного провайдера	Удобные каналы	Юр. корректность и персональные данные, интеграции

Совет: выбирайте «по умолчанию» E‑mail + SMS для онлайн‑продаж, а в офлайн‑точке оставляйте опцию печати и QR.

Настройка отправки в кассе и в облачной кассе

Есть два базовых сценария:

1. «Железная» ККТ на точке

• Проверьте настройки передачи контактов покупателя в меню кассы.
• Убедитесь, что подключен ОФД и включены каналы доставки (SMS/E‑mail). Как выбрать ОФД — в нашем гайде ОФД: операторы и выбор, а подключение — в разделе «Подключение ОФД и настройка».
• Обучите кассиров корректно вводить e‑mail/номер, открывать/закрывать смены без сбоев (пошагово, открытие/закрытие смены).

1. Облачная касса/интернет‑магазин

• Чек онлайн облачная касса отправляет автоматически из бэкенда — подключите облачные кассы к сайту или CRM, см. онлайн касса для сайта.
• На стороне сайта собирайте корректные e‑mail/телефоны.
• Проверьте маппинг платежных статусов, чтобы чек формировался в нужный момент (при предоплате/полной оплате).

Если вы только выбираете решение, начните с гайда как выбрать онлайн‑кассу и сравните цены и тарифы. Для регистрации ККТ — шпаргалка по регистрации в ФНС.

Как распечатать чек онлайн кассы

Фраза «распечатать чек онлайн кассы» чаще всего означает одну из задач ниже:

• Повторная печать на самой ККТ. В меню кассы выберите «Служебные» → «Печать копии чека/документа». Доступно, пока данные есть в памяти кассы.
• Печать из личного кабинета ОФД. В разделе продаж найдите нужный документ и скачайте PDF для печати. Подойдет, если касса недоступна. См. наш обзор личных кабинетов и сервисов.
• Печать из сервиса проверки чеков. По параметрам (ФД, ФП, дата, сумма) можно найти чек и распечатать — см. инструкцию на странице «Проверить чек онлайн».

Когда требуется бумага? Если покупатель находится на месте расчета и просит бумажный экземпляр, вы обязаны его выдать. При дистанционных продажах достаточно электронного чека, если иное не оговорено.

Онлайн касса: хранить ли чеки и сколько

Вопрос «онлайн касса, хранить ли чеки?» и «нужно ли хранить чеки при онлайн кассе» возникает у каждого предпринимателя. Ответ:

• Бумажные чеки хранить не нужно (нет требование вести «ленты» как раньше).
• Но электронные фискальные документы должны быть доступны для контроля и учета на протяжении срока хранения.

Где и как хранится электронный чек:

Где хранится	Кто хранит	Срок	Доступ бизнесу
Фискальный накопитель (ФН)	Ваша ККТ	Обычно 13–36 мес. по модели ФН	Через кассу/выгрузки; при замене ФН — архивируйте данные, см. ФН
ОФД	Оператор фискальных данных	Как правило, 5 лет	Личный кабинет ОФД: поиск, выгрузки CSV/XLS/PDF
Учетная система (1С/ERP/CRM)	Вы	По политике компании (не менее 5 лет)	Интеграция и резервные копии, см. интеграция с 1С

Правовой ориентир: по 54‑ФЗ и правилам бухгалтерского учета, первичные документы и регистры должны быть доступны для проверок. На практике достаточно хранить электронные копии и обеспечивать к ним доступ (ОФД + экспорт в собственный архив). Это полностью закрывает вопрос «нужно ли хранить чеки при онлайн кассе».

Как обеспечить доступность архива чеков

• Настройте резервные выгрузки из ОФД (ежедневно/еженедельно) в CSV/XLS/PDF.
• Централизуйте хранение: выделенная папка/облако, политика бэкапа 3‑2‑1.
• Свяжите кассу с учетной системой: акты сверки, отчеты по сменам, приход/возврат — через интеграцию с 1С.
• Контролируйте дисциплину смен: открытие/закрытие, Z‑отчет — см. наш чек‑лист работа с ККТ.

Проверка, выгрузка и учет для налогов

Электронные чеки — основа продажной аналитики, сверок с платежами и налогового учета. Регулярно выгружайте отчеты из ОФД и сводите их с эквайрингом и учетной системой. Подробности о налогах и вычетах по ККТ — в материале налоги и вычеты. Для отдельных режимов (УСН/ПСН/ОСНО) требования к первичке различаются, но электронных чеков в ОФД обычно достаточно для подтверждения.

Частые ошибки и как избежать штрафов

• Неверный e‑mail/телефон — покупатель не получает чек. Решение: подтверждение контакта, печать по требованию.
• Отложенная отправка из‑за отсутствия связи и превышение сроков передачи в ОФД. Решение: мониторинг связи, регламент в офлайн‑режиме.
• Некорректные реквизиты (ФФД, ставки НДС, система налогообложения). Решение: проверка настроек по списку обязательных реквизитов.
• Рабочая смена не закрывается, данные не уходят. Решение: контроль процедур смен, обучение персонала.
• Использование неподходящего ОФД/тарифы без рассылки. Решение: правильный выбор провайдера — см. ОФД: операторы и выбор.

Помните: нарушение порядка выдачи чеков — прямой путь к санкциям. Подробно о штрафах — в разделе штрафы и проверки.

FAQ: короткие ответы на популярные вопросы

• Чек онлайн кассы обязательно? Да. Для любых расчетов вы обязаны формировать фискальный документ. Для дистанционных продаж электронный чек обязателен к отправке покупателю.
• Как быстро отправить чек онлайн кассы? Сразу после расчета: онлайн касса отправка чека идет через ОФД на e‑mail/SMS, если контакт введен.
• Что делать, если в момент продажи нет интернета? Работайте по регламенту офлайн‑режима и передайте чеки в ОФД при восстановлении связи (в установленные законом сроки).
• Можно ли распечатать чек позже? Да: повторно на кассе, из ОФД или через сервис «Проверить чек онлайн».
• Сколько хранить электронные чеки? Рекомендуем не менее 5 лет. ОФД обычно хранит 5 лет, ФН — 13–36 месяцев.
• Облачные решения и «чек онлайн облачная касса» — это законно? Да, при условии регистрации ККТ и корректной передачи данных в ОФД. Сервисы и тарифы — в разделе облачные кассы.

Итоги и следующий шаг

Электронные чеки — это стандарт 54‑ФЗ и удобный инструмент для бизнеса: они автоматически уходят покупателю, архивируются у ОФД и всегда доступны для проверок. Чтобы все работало без сбоев, проверьте: выбран корректный ОФД, настроена отправка e‑mail/SMS, отлажены процедуры смен, а архивы регулярно выгружаются.

Нужна помощь с выбором решения, подключением и настройкой? Мы поможем:

• подобрать кассу и тариф — см. как выбрать онлайн‑кассу и цены и тарифы;
• зарегистрировать ККТ в ФНС — см. регистрацию ККТ;
• настроить ОФД и интеграции — см. подключение ОФД и интеграцию с 1С.

Свяжитесь с нами — настроим электронные чеки «под ключ», снизим риски штрафов и сэкономим ваше время.