Штрафы и проверки по онлайн‑кассам: как избежать рисков
Table of contents
Кого и за что проверяет ФНС по онлайн‑кассам
Онлайн‑кассы (ККТ) обязательны для большинства видов расчётов по Закону № 54‑ФЗ. Если вы принимаете наличные, банковские карты, QR/СБП, электронные деньги или перевод на счёт, в большинстве случаев требуется пробивать чек и передавать данные через ОФД в ФНС. Подробнее о требованиях и исключениях — в нашем гиде «54‑ФЗ: что важно знать» и материале «Нужна ли онлайн‑касса».
Что именно проверяет налоговая по кассам онлайн:
- регистрация ККТ в реестре ФНС и корректность карточки регистрации;
- актуальность прошивки и формата фискальных документов (FFD);
- действующий договор с ОФД и регулярная передача чеков;
- валидность фискального накопителя (ФН) и срок его действия;
- обязательные реквизиты чека (ИНН, ставки НДС/НПД, предмет расчёта, признак расчёта и т. д.);
- корректная работа с возвратами/коррекциями;
- соблюдение правил при маркированных товарах, предоплатах, агентских схемах.
Если нарушить требования, возможен штраф по онлайн кассам, вплоть до приостановки деятельности при грубых повторных нарушениях.
Изучите базовые «законы по онлайн кассам» и практику их применения: 54‑ФЗ и подзаконные акты, реквизиты чека и FFD.
Как приходят проверки: триггеры и сценарии
[Изображение: Схема процесса проверки ФНС по онлайн‑кассам — от мониторинга ОФД до выездной проверки]
Типовые триггеры, из‑за которых ФНС по онлайн кассам обращает внимание на точку:
- расхождения между данными ОФД и отчётностью;
- жалоба покупателя или «проверочная закупка» (контрольная);
- касса не передаёт чеки более 24–72 часов;
- серия чеков без обязательных реквизитов или с некорректной ставкой налога;
- расчёты по QR/СБП без чеков;
- несоответствие при продаже маркированных товаров (кросс‑проверка с «Честный ЗНАК»).
Сценарии:
- камеральный запрос пояснений и документов;
- осмотр места расчётов;
- контрольная закупка и протокол;
- составление акта и постановление о штрафе.
Онлайн‑касса: какой штраф и за что
Ниже — краткая карта типовой ответственности по КоАП РФ (ст. 14.5) на момент публикации. Точные суммы и составы правонарушений уточняйте у консультанта.
| Нарушение |
Для должностных/ИП |
Для юрлиц |
| Расчёт без ККТ (штраф за отсутствие онлайн кассы) |
25–50% суммы расчёта, но не менее 10 000 ₽ |
75–100% суммы расчёта, но не менее 30 000 ₽ |
| Не выдан чек/БСО покупателю |
около 2 000 ₽ |
около 10 000 ₽ |
| Применение ККТ с нарушениями (не тот FFD, не переданы данные в ОФД, просроченный ФН и др.) |
порядка 1 500–3 000 ₽ |
порядка 5 000–10 000 ₽ |
| Повторные грубые нарушения (сумма расчётов без ККТ от 1 млн ₽) |
возможна приостановка деятельности до 90 суток |
приостановка деятельности до 90 суток |
Частые вопросы:
- «Онлайн касса — какой штраф, если касса сломалась?» Если вы не пробивали чеки и не оформили офлайн‑режим/резервную ККТ, нарушение квалифицируется как расчёт без ККТ.
- «Штраф по онлайн кассам за старый ФН/FFD?» Это квалифицируют как нарушение порядка применения ККТ — возможны штрафы по третьей строке таблицы.
Особые случаи: офлайн‑режим, ФН, реквизиты, QR/СБП
- Офлайн‑режим. Закон допускает временное отсутствие связи при выполнении требований. Данные нужно передать в ФНС через ОФД после восстановления связи. Ограничения и порядок — в статье «Офлайн‑режим ККТ».
- Фискальный накопитель. Следите за сроком действия и ресурсом ФН. Замена/перерегистрация — по инструкции «Фискальный накопитель».
- Обязательные реквизиты. Чек без реквизита — риск штрафа. Проверьте перечень по актуальной версии FFD: «Реквизиты чека и FFD».
- QR/СБП и эквайринг. Перевод по QR/СБП — это расчёт, чек обязателен: «QR и СБП на кассе» и «Эквайринг и онлайн‑касса».
- Маркировка. Для маркированных товаров — расширенные реквизиты и онлайновые события: «Маркировка и ККТ».
Самопроверка: чек‑лист соответствия 54‑ФЗ
Проведите внутренний аудит перед тем, как это сделает инспектор.
- Регистрация и учёт
- Техника и прошивки
- Операции и чеки
- Процессы и обучение
- Кассиры обучены, есть регламент действий при сбое.
- Есть резервная касса или отработан офлайн‑режим: «Офлайн‑режим ККТ».
- Соответствие видам расчётов
Дополнительно: оптимизируйте расходы на ККТ и ОФД через вычеты — см. «Налоги и вычеты по ККТ».
Если пришёл запрос или проверка от ФНС
- Проверьте отправителя. Письма ФНС идут с официальных доменов и через ЛК. Подозрительные — перепроверьте в инспекции.
- Соберите документы: карточки регистрации ККТ, договор с ОФД, кассовые чеки (X/Z‑отчёты, отчёты о закрытии смены), акты техобслуживания, инструкции и т. п.: «Документы и формы по ККТ».
- Дайте пояснения по срокам, приложите подтверждения устранения нарушений (обновление прошивки, замена ФН, подключение к ОФД и т. д.).
- Устраните нарушение до вынесения постановления — это может снизить штраф.
- При технических проблемах приложите акты сервиса: «Техподдержка и ремонт».
Как проверить кассу и чек онлайн на сайте
Если покупатель пожаловался, инспекция легко проверит чек в реестре. Вы тоже можете «проверить кассу онлайн на сайте».
- Проверка чека: наш раздел «Проверить чек онлайн» поможет пошагово сверить реквизиты чека по данным ОФД/ФНС.
- Реестр ККТ: сверяйте статус регистрации, РНМ, модель и версию FFD в сервисах ФНС.
Совет: сделайте регулярную самопроверку случайных чеков (1–2 раза в неделю), чтобы вовремя заметить проблемы с реквизитами и передачей данных.
Осторожно: «Онлайн служба Касс» и другие мошенники
Участились рассылки от имени «онлайн служба касс» — мошенники выманивают оплату «штрафов» и «подключений к ОФД».
Признаки фейка:
- требование срочной оплаты штрафа на карту/КИВИ;
- подозрительный домен и адрес отправителя, вложения .exe;
- обещание «списать штраф» за платную «перепривязку кассы».
Что делать:
- не переходите по ссылкам, не отправляйте данные кассы;
- перезвоните в свою ИФНС по официальному номеру;
- сверяйте статусы только в ЛК ФНС/ОФД и в наших проверенных разделах.
Если вы ещё без кассы: как легализоваться без штрафов
Если вы принимаете деньги от клиентов, а ККТ нет — это риск немедленного наказания (штраф за отсутствие онлайн кассы). Действуйте превентивно:
Для разных форм и масштабов:
FAQ по штрафам и проверкам
- Вопрос: Онлайн касса — какой штраф, если чек выслан только на e‑mail, а бумажный не выдали? Ответ: при требовании покупателя обязан выдать чек в нужной форме; невыдача — отдельный штраф.
- Вопрос: Если перевод на расчётный счёт (по реквизитам), нужен чек? Ответ: во многих случаях — да. Ознакомьтесь с правилами: «Наличные и расчётный счёт».
- Вопрос: Что делать при поломке кассы? Ответ: оформить офлайн‑режим или использовать резервную кассу, затем передать данные. Обратиться в сервис: «Техподдержка и ремонт».
- Вопрос: Можно ли снизить штраф? Ответ: оперативное устранение нарушений, представление пояснений и документов может быть учтено при назначении наказания.
- Вопрос: Где посмотреть действующие «законы по онлайн кассам»? Ответ: начните с нашего путеводителя по 54‑ФЗ: сюда.
Итоги и следующий шаг
Штрафы по онлайн‑кассам — это не «случайность», а почти всегда следствие нарушений, которые видно ФНС в потоках данных ОФД. Минимизируйте риски: проведите самопроверку, обновите прошивки и ФН, корректно оформляйте чеки и работайте с возвратами. Если вы ещё без ККТ — легализуйтесь сейчас, чтобы не получить штраф за отсутствие онлайн кассы.
Нужна быстрая проверка и настройка? Оставьте заявку — поможем выбрать кассу, подключить ОФД и привести процессы в соответствие 54‑ФЗ за 1–2 дня.