Работа с онлайн‑кассой: пошаговая инструкция для кассиров
Онлайн‑касса уже давно стала обязательной для большинства компаний и ИП по 54‑ФЗ. Ниже — понятная пошаговая инструкция работы онлайн кассы: от подготовки и открытия смены до продажи, возврата и закрытия дня. Материал подходит и как онлайн касса для чайников инструкция, и как памятка опытному кассиру.
Справочно: почему касса нужна и что будет за нарушения — читайте на страницах 54‑ФЗ и онлайн‑кассы, Нужна ли онлайн‑касса, Штрафы и проверки.
Table of contents
Подготовка кассы к работе
Чтобы операции по онлайн кассам шли без сбоев, проверьте:
Под рукой у кассира: ключи/пароль доступа, чековая лента, зарядное устройство, контакты техподдержки.
Открытие смены: быстрый алгоритм
Операции по онлайн кассе перед началом продаж:
- Включите устройство и войдите под логином кассира.
- Сверьте дату/время и остатки чековой ленты.
- Сделайте внесение наличных в кассу для разменного фонда (служебная операция).
- Сформируйте Отчет об открытии смены. Смена должна быть не длиннее 24 часов — подробнее в разделе Открытие/закрытие смены.
- По возможности пробейте тестовую продажу на небольшую сумму и тут же возврат (проверка печати и связки с эквайрингом/ОФД).
Продажа: пробитие чека, печать и отправка
Пошаговая инструкция работы онлайн кассы при обычной продаже:
- Добавьте позиции в чек: сканируйте штрих‑код или выберите товар из каталога. Для маркированного товара отсканируйте код DataMatrix.
- Проверьте название, цену, НДС, количество. При необходимости примените скидку.
- Выберите форму оплаты:
- Наличные — введите сумму от покупателя, касса рассчитает сдачу. См. нюансы работы с наличными: Наличные и расчетный счет.
- Банковская карта — проведите оплату через ПИН‑пад: Эквайринг и онлайн‑касса.
- QR/СБП — сгенерируйте QR‑код, покупатель оплачивает через банк: QR и СБП на кассе.
- Смешанная оплата — разделите сумму между способами при необходимости.
- Завершите чек. Касса сформирует фискальный документ и отправит его в ОФД.
- Печать онлайн кассы: выдайте бумажный чек и предложите электронный чек по e‑mail или телефону — Электронные чеки и хранение. Онлайн касса отправка чека выполняется автоматически через ОФД.
- При самовывозе или доставке укажите признак способа расчета и предмет расчета согласно ФФД — см. Обязательные реквизиты чека.
Совет: если чек не печатается, но на экране видите «документ сформирован», сохраните номер ФД/ФПД. Электронный чек покупатель всегда может проверить по QR или на странице Проверить чек онлайн.
Возврат, отмена и чек коррекции
- Возврат прихода. Используйте функцию Возврат. Укажите позицию/сумму и способ возврата (наличные, на карту, безнал). Желательно сканировать QR исходного чека.
- Отмена ошибочного чека. Если модель поддерживает отмену напрямую — применяйте; если нет, делайте возврат.
- Коррекция. При выявленной ошибке задним числом оформляется чек коррекции с основанием (ошибка кассира, технический сбой и т. п.) — см. подробно Чеки: виды, возврат, коррекция.
Важно: для маркированных товаров возврат требует повторного сканирования кода маркировки и соблюдения правил честного знака — см. Маркировка и ККТ.
Дополнительные операции по онлайн‑кассе
Частые операции по онлайн кассам, которые нужны в течение смены:
- Внесение/выемка наличных — управление разменным фондом и инкассацией.
- X‑отчет — промежуточный отчет без закрытия смены.
- Переоткрытие кассира/смена пользователя на смарт‑кассах.
- Печать отчета о состоянии расчетов и диагностика связи с ОФД.
- Принятие предоплаты/аванса или постоплаты — для сложных сценариев продаж по ФФД.
Таблица-подсказка по меню (обобщенно):
| Операция |
Как называется в меню |
Что делает |
Когда применять |
| Внесение наличных |
Служебные операции → Внесение |
Увеличивает кассу на сумму разменного фонда |
Перед началом смены |
| Выемка наличных |
Служебные операции → Выемка |
Уменьшает остаток в кассе |
Инкассация, перед закрытием |
| X‑отчет |
Отчеты → X‑отчет |
Печать итога без обнуления |
Внутрисменный контроль |
| Открыть смену |
Отчеты → Отчет об открытии смены |
Начинает смену |
Старт дня |
| Закрыть смену |
Отчеты → Отчет о закрытии смены |
Z‑отчет, отправка итогов в ОФД |
Конец дня |
| Проверка связи с ОФД |
Сервис/Настройки → Тест ОФД |
Диагностика канала |
При ошибках передачи |
Закрытие смены на онлайн‑кассе
- Сведите наличность: выемка инкассации при необходимости.
- Сформируйте Отчет о закрытии смены (Z‑отчет). Он отправится в ОФД автоматически.
- Убедитесь, что на кассе нет непробитых документов и долга в очереди отправки. Если очередь есть — проверьте интернет и повторите отправку.
- Помните о лимите 24 часа на одну смену. Подробности — Открытие/закрытие смены.
Если нет интернета: офлайн‑режим
Онлайн‑касса может временно работать без связи: чеки печатаются, а передача в ОФД откладывается. Правила и лимиты зависят от модели и настроек, но обычно буфер хранения не должен использоваться более 30 календарных дней. Подробно — Офлайн‑режим ККТ.
Что делать кассиру:
- Пробивайте чеки как обычно, уведомляйте покупателя, что e‑чек придет после восстановления связи.
- Контролируйте индикатор очереди отправки и не затягивайте с восстановлением интернета.
- После возобновления связи дождитесь, пока очередь уйдет в ОФД. При необходимости вручную запустите повторную отправку.
Ежедневные проверки и хранение чеков
Частые ошибки и быстрые решения
| Симптом |
Возможная причина |
Что сделать |
| Чек не печатается |
Лента закончилась/не той стороной; перегрев термоголовки |
Замените ленту, дайте остыть, проверьте прижим и чистоту печатающего узла |
| Нет связи с ОФД |
Интернет недоступен; ошибка настроек ОФД |
Проверьте канал, перезапустите кассу/роутер; заново авторизуйте ОФД: Подключение ОФД |
| Смене более 24 часов |
Вчера забыли закрыть |
Срочно сделайте Z‑отчет: Открытие/закрытие смены |
| ФН переполнен или истек |
Исчерпан ресурс/срок ФН |
Замените ФН и перерегистрируйте кассу: Фискальный накопитель |
| Ошибки маркировки |
Не считан DataMatrix, несоответствие статусов |
Проверьте сканер, перепроверьте товар: Маркировка и ККТ |
| Расхождение выручки |
Неверные суммы внесения/выемки |
Сверьте X/Z‑отчеты, корректно оформляйте служебные операции |
Если проблема не решается — обратитесь в Техподдержка, сервис, ремонт. Помните и о рисках проверок: Штрафы и проверки.
Где посмотреть кнопки на вашей модели
Интерфейсы у смарт‑касс и фискальных регистраторов различаются. Быстрые гиды по брендам:
Если касса подключена к учетной системе — см. Интеграция с 1С и ККТ. Выбор новой модели — Как выбрать онлайн‑кассу, Лучшая касса для ИП, Онлайн‑касса для ООО.
Мини‑FAQ кассира
- Смена не закрывается, что делать? Проверьте, нет ли незавершенных документов. Перезапустите кассу, распечатайте X‑отчет, затем Z‑отчет. Если ошибка сохраняется — в сервис.
- Как отправить чек покупателю? После пробития укажите телефон/e‑mail. Повторная онлайн касса отправка чека доступна из журнала чеков: Электронные чеки.
- Можно ли работать без онлайн‑кассы? В редких случаях да, но риски высоки — см. Без онлайн‑кассы и Штрафы.
- Какие реквизиты обязательны? Наименование, ИНН, система налогообложения, сумма, НДС, способ оплаты и др. — см. Реквизиты чека.
Итог
Теперь у вас есть работа с онлайн кассой пошаговая: открыть смену, провести продажу, распечатать или отправить чек, оформить возврат, закрыть день и контролировать связь с ОФД. Соблюдайте 54‑ФЗ, своевременно обновляйте ПО и следите за ресурсами ФН — и касса будет работать стабильно.
Нужны чек‑листы, шаблоны документов и формы для кассира? Загляните в Документы и формы ККТ. Остались вопросы — напишите нам, поможем настроить кассу, обучим персонал и подберем оптимальное решение под ваш бизнес.