Смена на онлайн‑кассе — это непрерывный период работы ККТ, в течение которого кассир (или сменная бригада) пробивает чеки. Юридическая основа — 54‑ФЗ, который обязывает:
Подробнее о нормах читайте в руководстве 54‑ФЗ и требования к ККТ и нашем пошаговом материале Работа с ККТ: по шагам.
![Схема цикла смены на онлайн‑кассе: открытие — чеки — X‑отчёт — закрытие]
Онлайн касса открытие смены — это формирование фискального «Отчёта об открытии смены». На большинстве ККТ (АТОЛ, Штрих‑М, Эвотор, Меркурий и др.) логика похожа.
Шаги:
Советы:
В течение дня пробивайте кассовые чеки, возвраты и коррекции согласно реквизитам ФФД и вашей операции (наличные, банк‑карта, СБП, QR и т. п.).
Что важно знать про «онлайн касса лимит»:
X‑отчёт (отчёт без гашения) можно печатать в течение смены для оперативной сверки. Он не закрывает смену и служит для контроля кассира/администратора.
Закрытие смены на онлайн кассе оформляется Z‑отчётом — фискальным документом «Отчёт о закрытии смены». В обиходе его называют «чек закрытия смены онлайн кассы» или «отчёт о закрытии онлайн кассы» — это одно и то же действие.
Когда закрывать:
Что содержит Z‑отчёт:
| Показатель | Описание |
|---|---|
| Итоги смены | Кол-во чеков, суммы по приходам/расходам, возвратам |
| НДС/НПД/УСН | Разбивка налогов и ставок при наличии |
| Служебные итоги | Кассир/админ, номер смены, номер ФД, ФН, дата/время |
| Статус отправки | Передано/в очереди на отправку в ОФД |
Подсказка: если Z‑отчёт не уходит в ОФД из‑за связи, касса может сохранить отчёт и отправить при восстановлении канала. Контролируйте статус в личном кабинете ОФД (см. ОФД: как выбрать и подключить).
![Пример Z‑отчёта закрытия смены]
Онлайн касса необнуляемая сумма — это накопительный показатель по кассе, который не обнуляется при закрытии смены, перезагрузке и т. п. Он формируется фискальным накопителем и фиксируется во всех отчётах. Различают:
Зачем она нужна:
Важно: закрытие смены и даже закрытие архива ФН не обнуляет эти значения. Они «переезжают» только при замене ФН (новый накопитель — новые «нулевые» необнуляемые суммы). Подробнее — в разделе про ФН и электронные чеки и хранение.
Для корректной бухгалтерии сверяйте Z‑отчёт со всеми источниками оплат:
| Канал оплаты | Что сверяем | Где смотреть |
|---|---|---|
| Наличные | Сумма прихода минус возвраты, остаток в ящике | Z‑отчёт, кассовая книга |
| Банковские карты | Сумма успешных транзакций | Отчёты банка/эквайринга (см. Эквайринг и онлайн‑касса) |
| СБП/QR | Итоги по операциям | ЛК банка/платёжного провайдера |
| Онлайн‑сайт | Фискализированные интернет‑чеки | ЛК CMS/платёжного шлюза и ОФД |
Поддерживайте единый план счетов и корректную настройку способов оплаты в кассе/учётной системе. Для интеграций см. 1С и ККТ: схемы интеграции и Онлайн‑касса для сайта.
| Проблема | Причина | Что делать |
|---|---|---|
| «Истёк лимит 24 часа» | Смена не закрыта вовремя | Сразу сформируйте Z‑отчёт; далее откройте новую смену |
| «Нет связи с ОФД» | Интернет/ОФД недоступны | Проверьте канал, перезагрузите роутер, убедитесь в актуальности настроек ОФД; не допускайте переполнения буфера (см. Офлайн‑режим) |
| «Не закрыта предыдущая смена» | Сбой при закрытии | Повторите Z‑отчёт. Если ошибка сохраняется — X‑отчёт, затем Z‑отчёт; при необходимости — сервис (см. Техподдержка и ремонт) |
| «ФН переполнен/истёк» | Лимит документов/срок | Замените ФН и перерегистрируйте ККТ (см. ФН и Регистрация ККТ в ФНС) |
| Несоответствие итогов | Неверные ставки/виды оплат | Проверьте настройки ФФД и налоги (см. Реквизиты чека) |
Если ошибка связана с прошивкой — обновите ПО (см. Обновления прошивки). При спорных ситуациях с чеками возврата/коррекции см. Чеки: виды, возврат, коррекция.
Если ваша модель поддерживает печать «Отчёта о состоянии расчётов», используйте его перед инвентаризацией/сверкой.
Неправильное закрытие смены, отсутствие отчётов или нарушения передачи в ОФД могут привести к штрафам и блокировкам. Изучите:
Совет: держите регламенты под рукой, обучите кассиров, используйте контрольный список процедур и X‑отчёты в середине дня для раннего выявления несоответствий.
Для выбора модели с удобным управлением сменами и отчётами смотрите: Как выбрать онлайн‑кассу, Цены и тарифы. Практикуйтесь по образцам: Примеры пробития чеков.
Вывод и следующий шаг Корректные открытие и закрытие смены, своевременные отчёты и понимание того, что такое онлайн касса необнуляемая сумма (включая необнуляемую сумму прихода), — фундамент безошибочной работы ККТ. Следуйте чек‑листу, контролируйте лимиты 24 часов и ресурс ФН, а при трудностях обращайтесь к нашим инструкциям и сервисам.
Нужна настройка или аудит кассовых процессов? Оставьте заявку — поможем подключить ОФД, настроить отчёты и обучить кассиров по вашему бизнес‑процессу. Начните с разделов: Подключение ОФД и настройка и Документы и формы ККТ.