Налоги и вычеты по онлайн‑кассам: как учитывать расходы

Table of contents

• Что дает онлайн‑касса для налогового учета
• Из чего складываются расходы на ККТ
• Как онлайн‑касса влияет на налогообложение по разным режимам
• Вычет за онлайн‑кассу: что было и что есть сейчас
• УСН «доходы»: можно ли учесть расходы на онлайн‑кассу
• УСН «доходы минус расходы»: правила признания затрат
• ОСНО: НДС и налог на прибыль по расходам на ККТ
• Онлайн‑касса: проводки и примеры учета
• Документы и частые ошибки
• Налоговые риски, штрафы, проверки
• Практические примеры расчётов
• Что выгоднее: покупка, аренда, облачные решения
• Короткий чек‑лист и заключение

Что дает онлайн‑касса для налогового учета

Онлайн‑касса — это не только законная фиксация расчетов, но и источник корректной бухгалтерской и налоговой информации. Согласно 54‑ФЗ о ККТ, организация или ИП обязаны применять кассовую технику при расчетах с покупателями и передавать данные в ОФД. Правильная настройка и эксплуатация кассы влияет на налоговую базу (особенно при возвратах, корректировках, работе с маркировкой) и снижает риск штрафов.

Если вам нужна базовая онлайн касса информация — что это, кому она нужна и как выбрать — загляните на страницы: нужна ли онлайн‑касса, как выбрать онлайн‑кассу, цены и тарифы.

![Схема учета расходов на онлайн‑кассу: ККТ, ФН, ОФД, связь]

Из чего складываются расходы на ККТ

К ключевым статьям относятся:

• Покупка самой ККТ (терминала, принтера, смарт‑кассы)
• Фискальный накопитель (ФН) — см. подробности: фискальный накопитель
• Услуги ОФД — выбор и тарифы: ОФД: операторы и как выбрать
• Подключение, настройки, ПО, обновления драйверов и прошивок — обновления
• Услуги связи (SIM, интернет)
• Сервисное обслуживание, ремонт — техподдержка и ремонт
• Регистрация ККТ в ФНС и интеграции (например, с 1С) — регистрация, интеграция с 1С

Как онлайн‑касса влияет на налогообложение по разным режимам

Ниже — краткий обзор, как учитывать расходы на онлайн‑кассу и влияет ли это на налоги.

Режим	Учитываются расходы на ККТ	НДС‑вычет	Комментарий
УСН «доходы»	Нет (не уменьшают базу)	Нет	Налог можно снижать только взносами; ККТ‑расходы не учитываются в расчете налога
УСН «доходы минус расходы»	Да	Нет	ККТ, ФН, ОФД — в составе расходов по ст. 346.16 НК РФ при соблюдении условий
ПСН	Нет	Нет	Фиксированная стоимость патента; расходы на кассу не уменьшают налог
ОСНО	Да (уменьшают прибыль)	Да (по входному НДС)	ККТ — ОС или МПЗ в бухучете; входной НДС принимается к вычету при облагаемых операциях

Если вы ведете электронные чеки, возвраты, коррекции — от этого также зависит налоговая база. Подробнее: виды чеков, возвраты, коррекции.

Вычет за онлайн‑кассу: что было и что есть сейчас

Термин «онлайн касса вычет» обычно относился к прошлой льготе до 2019 года (для ИП на ЕНВД/ПСН) — можно было уменьшить налог до 18 000 ₽ на каждую ККТ. Эта мера завершилась. На сегодня спецвычет за покупку кассы не действует. Соответственно:

• УСН «доходы» и ПСН — расходы на ККТ не учитываются в налоге
• УСН «доходы минус расходы» — расходы учитываются в составе затрат
• ОСНО — возможны и расходы по прибыли, и вычет входного НДС

Актуальные нюансы лучше сверять с бухгалтером: позиции ФНС и судов касательно отдельных сервисных услуг могут меняться.

УСН «доходы»: можно ли учесть расходы на онлайн‑кассу

Ключевой вопрос «расходы на онлайн кассу УСН доходы»: по этому объекту налогообложения учитывать расходы нельзя — налог считается с выручки. Разрешено уменьшать налог страховыми взносами (и пособиями за счет работодателя), но не покупкой кассы, ФН или ОФД.

• Если сотрудников нет — можно уменьшить налог на сумму взносов ИП «за себя» до 100% налога
• Если сотрудники есть — уменьшение не более 50% рассчитанного налога

При этом для управленческого учета фиксируйте стоимость ККТ, ФН и ОФД — это поможет планировать cash‑flow и сравнивать варианты аренды, покупки, облачных решений.

УСН «доходы минус расходы»: правила признания затрат

На этом режиме расходы на ККТ включаются в расчет единого налога при соблюдении трех условий: обоснованы, документально подтверждены и направлены на деятельность, приносящую доход (ст. 252, 346.16 НК РФ).

Как признавать:

• ККТ как объект: чаще это МПЗ и списание при вводе в эксплуатацию; если стоимость и срок службы подпадают под критерии ОС (например, свыше 100 000 ₽ и срок более 12 месяцев) — учитывайте как основное средство с амортизацией в бухучете. Для налогового учета по УСН расходы на ОС признаются особым порядком после ввода в эксплуатацию и оплаты
• ФН: логично учитывать как расходы будущих периодов и равномерно списывать в течение срока действия (обычно 13, 15 или 36 месяцев)
• ОФД: услуги — также через РБП с равномерным списанием в периоде действия договора
• Прочее (настройка, прошивки, связь): по мере оказания и оплаты

Не забудьте про первичку: договоры, счета, акты, чеки, платежные поручения, акт ввода в эксплуатацию.

ОСНО: НДС и налог на прибыль по расходам на ККТ

• НДС: входной НДС по покупке ККТ, ФН, услугам ОФД принимается к вычету, если техника используется в облагаемых НДС операциях и есть корректные счета‑фактуры/чеки. Если ведете раздельный учет — распределяйте
• Налог на прибыль: ККТ — либо ОС с амортизацией (если соответствует критериям), либо МПЗ/МБП с единовременным списанием при вводе. ФН и ОФД — прочие расходы, часто через РБП

При безошибочной настройке учетной политики снизите разницы между бух‑ и налоговым учетом.

Онлайн‑касса: проводки и примеры учета

Раздел «онлайн касса проводки» — типовые схемы.

Вариант А. ККТ как МПЗ (наиболее частый случай)

• Дт 10 Кт 60 — приобретена касса
• Дт 19 Кт 60 — НДС по кассе (для ОСНО)
• Дт 26/44 Кт 10 — введена в эксплуатацию, списана стоимость
• Дт 68 Кт 19 — принят к вычету входной НДС (для ОСНО)

Вариант Б. ККТ как ОС (если стоимость и срок службы подходят)

• Дт 08 Кт 60 — приобретение
• Дт 19 Кт 60 — НДС (ОСНО)
• Дт 01 Кт 08 — ввод в эксплуатацию
• Дт 68 Кт 19 — вычет НДС (ОСНО)
• Ежемесячно: Дт 20/26/44 Кт 02 — амортизация

ФН — через РБП

• Дт 10 Кт 60 — приобретение ФН
• Дт 97 Кт 10 — передан в эксплуатацию как расходы будущих периодов
• Ежемесячно: Дт 26/44 Кт 97 — списание равномерно в срок действия

ОФД

• Дт 60 Кт 51 — оплата услуг ОФД
• Дт 97 Кт 60 — отражение РБП
• Ежемесячно: Дт 26/44 Кт 97 — списание

Настройка/ПО/прошивки

• Дт 20/26/44 Кт 60 — услуги подрядчика

Возврат покупателю через кассу — смотрите раздел о корректных чеках: виды чеков, возвраты, коррекции.

Документы и частые ошибки

Необходимые документы:

• Договор купли‑продажи на ККТ, накладные/акты, кассовый чек/счет и платежные документы
• Договор с ОФД и акты оказанных услуг
• Документы на ФН, акт ввода в эксплуатацию ККТ
• Приказ об учетной политике (лимит стоимости ОС), регистры РБП
• Карточка регистрации ККТ в ФНС — регистрация

Частые ошибки:

• Единовременное списание годового ОФД, если по учетной политике положено равномерно
• Неотдельный учет ФН и ККТ (лучше разделять: разные сроки списания)
• Потеря права на НДС‑вычет из‑за отсутствия корректных документов
• Неверный вид чека при возврате/коррекции, что влияет на налоговую базу
• Игнорирование обновлений ПО кассы и драйверов — может привести к ошибкам в передаче данных (обновления)

Налоговые риски, штрафы, проверки

Неприменение ККТ или ошибки при расчетах — прямой путь к санкциям. Изучите гайд: штрафы и проверки ККТ. Также проверьте, какие реквизиты обязан содержать чек, чтобы не спорить с ФНС: реквизиты чека. Для сложных сценариев (маркировка, маркетплейсы, билеты) — отдельные разделы: маркировка и ККТ, marketplace и билеты.

Практические примеры расчётов (онлайн касса налогообложение примеры)

Пример 1. УСН «доходы» 6%

• Выручка за год: 1 000 000 ₽
• ККТ: 23 000 ₽, ОФД: 3 000 ₽, ФН: 9 000 ₽
• Налог: 60 000 ₽ (6% от выручки). Расходы на кассу налог не уменьшают. Снизить можно только страховыми взносами по правилам УСН

Пример 2. УСН «доходы минус расходы» 15%

• Выручка: 1 000 000 ₽; Прочие расходы: 600 000 ₽
• ККТ (МПЗ) списана единовременно: 23 000 ₽
• ФН: 9 000 ₽ — срок 15 мес.; в отчетном году списано 7 200 ₽
• ОФД: 3 000 ₽ за год — списано 3 000 ₽
• Налоговая база: 1 000 000 − (600 000 + 23 000 + 7 200 + 3 000) = 366 800 ₽
• Налог: 55 020 ₽

Пример 3. ОСНО

• ККТ: 30 000 ₽, в т.ч. НДС 5 000 ₽
• Вычет НДС: 5 000 ₽ (при наличии права на вычет)
• В налоге на прибыль: 25 000 ₽ — в расходах (как МПЗ при вводе). Если учтена как ОС — через амортизацию

Что выгоднее: покупка, аренда, облачные решения

Сравните TCO: покупка ККТ + ФН + ОФД vs аренда vs облачная касса.

• Покупка/Б/У: покупка или аренда/Б/У ККТ
• Тарифы и обслуживание: цены и тарифы
• Эквайринг + ККТ: комиссии и фискализация: эквайринг и онлайн‑касса
• Облачные решения: облачные кассы

Для ИП и ООО под потребности — подбор: лучшая касса для ИП, онлайн‑касса для ООО.

Короткий чек‑лист и заключение

Чек‑лист по учету расходов на ККТ:

• Определите режим налогообложения и влияние расходов на налог
• Утвердите в учетной политике лимит для ОС и порядок учета РБП
• Разделяйте ККТ, ФН и ОФД в учете
• Своевременно оформляйте ввод в эксплуатацию и первичку
• На ОСНО — не теряйте право на НДС‑вычет
• На УСН «доходы минус расходы» — списывайте ФН и ОФД равномерно
• Следите за корректностью чеков и обновлений

Вывод: онлайн‑касса налогообложение влияет по‑разному в зависимости от режима. На УСН «доходы» расходы на кассу не уменьшают налог, на УСН «доходы минус расходы» и ОСНО — позволяют легально оптимизировать базу при корректном документировании. Нужна помощь с выбором и расчётами? Загляните в разделы как выбрать кассу и цены и тарифы, а затем оформите регистрацию ККТ в ФНС. Мы поможем настроить, интегрировать и учесть расходы без рисков.